Hoe een gemeente groter kan worden

Dat ook gemeenten bedrijfsmatiger te werk gaan, bewijst de gemeente Uden met de invoering van haar parkeerbeleid. Ook in deze middelgrote gemeente neemt de parkeerdruk toe en wordt parkeerregulering steeds noodzakelijker. In Uden hebben verantwoordelijken bemerkt dat zeker gezien het vele geld dat gemoeid is met de invoering van het parkeerbeleid, een bedrijfsmatige aanpak van de uitvoering van het gemeentelijke parkeerbeleid belangrijk is om de efficiency te vergroten. In het najaar zal het college een besluit nemen over het voorgestelde bedrijfsplan parkeerbeheer en parkeermanagement - een document dat de parkeerbeheerorganisatie aan belanghebbenden en betrokkenen inzicht verschaft in de missie en visie op het parkeerbeheer, vertaald naar de organisatie, producten, werkwijze en financiële situatie. Het geeft daarbij een visie op toekomstige en gewenste ontwikkelingen en het is een belangrijk instrument voor een professionele aansturing van de organisatie, zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau.

2004 tot nu
In 2004 heeft de gemeente Uden een parkeerbeleidsplan opgesteld waarin veel maatregelen zijn voorgesteld die vanaf 1 juli 2005 ten uitvoer worden gebracht. Voor de gemeente betekent dit een enorme omslag, want de parkeerregulering groeit flink. Het afgelopen jaar is het aantal betaald parkeerplaatsen bijna verdubbeld: van 700 naar 1200 parkeerplaatsen. Verder zal in de nabije toekomst een geheel nieuwe ondergrondse parkeergarage gerealiseerd worden, iets waar de gemeente Uden momenteel nog geen ervaringen mee heeft. Bij de invoering van de maatregelen uit het parkeerbeleidsplan is gebleken dat de gemeentelijke organisatie professioneler moet worden ingericht om de toekomst goed het hoofd te kunnen bieden. Zo is op het moment niet meer duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en zijn vele beheersmatige spelregels rond parkeerbeheer en parkeermanagement niet vastgelegd. Daar komt nog bij dat een aantal nieuwe ontwikkelingen zullen leiden tot een nog grotere groei van de parkeerregulering. Reden temeer voor de gemeente om te besluiten tot een professionalisering van het parkeerbeleid. Eerste slag is het op- en vaststellen van een bedrijfsplan parkeerbeheer en -management.

Vanaf vorig jaar is gestart met het proces tot het opstellen van een bedrijfsplan parkeerbeheer en - management. Allereerst zijn met het managementeam en de bestuurders van de gemeente de kaders voor het plan opgesteld. Centrale vraag daarbij was ‘Wat zijn de missie en de visie op de uitvoering van het parkeerbeleid?’ Vervolgens is een interne inventarisatie uitgevoerd om de sterktes en zwaktes binnen de gemeente Uden te onderkennen, maar ook met het zoeken naar kansen en het inschatten van bedreigingen. Zo heeft onder meer een discussiemiddag bijgedragen aan het formuleren van kansen en bedreigingen. Tijdens de middag hebben sprekers van andere gemeenten – zelfs uit België – een blik in de keuken laten werpen. Onder leiding van Stan van de Hulsbeek van adviesbureau Mobycon hebben afdelingen en bestuurders binnen gemeente Uden zichzelf een spiegel voorgehouden met een verrassend resultaat.

Michiel van Rooij (verkeerskundige bij gemeente Uden) en Auke Prinsen (hoofd afdeling Stadswerken) hebben goede hoop voor de toekomst.

“Het is niet zo vreemd dat binnen de gemeente de implementatie van het parkeerbeleidsplan tot ‘chaos’ heeft geleid,” meent Michiel van Rooij, verkeerskundige bij gemeente Uden en medeauteur van het parkeerbeleidsplan tot stand is gekomen. “Het aantal betaald parkeerplaatsen is immers bijna verdubbeld, van 700 naar 1200 plaatsen in 2005. Logisch dat als de organisatie hetzelfde ingericht blijft en er geen formele afspraken worden gemaakt, een aantal zaken niet adequaat wordt opgepakt.” Auke Prinsen – hoofd van de afdeling Stadswerken en eindverantwoordelijk voor het parkeerbeleid – benadrukt dat daarom het bedrijfsplan zo gewenst is. “Eigenlijk hadden we dat natuurlijk al eerder moeten hebben, maar zoals het vaak gaat, blijkt in de praktijk pas hoe ingrijpend de veranderingen eigenlijk zijn. Gelukkig pakken we het nu wel goed aan en zal het bedrijfsplan ons de komende vijf jaar een prima houvast bieden. Ik ben ervan overtuigd dat we onze burgers veel beter van dienst kunnen zijn en frustraties die op dit moment binnen de organisatie leven, zullen afnemen. Onze missie voor de komende jaren luidt dan ook: Het parkeren in het centrum van Uden moet voor de klant ongemerkt en zonder problemen plaatsvinden.”

Parkeren, de burger en ICT-oplossingen
“Het bedrijfsplan is niet geïnitieerd op verzoek van burgers,” zo meldt Prinsen. “Ook hebben we er naar buiten toe nog niet over gecommuniceerd. Wel met de belanghebbenden, maar niet met de burgers. Een burger wil immers gewoon zijn auto kunnen parkeren en niet worden lastiggevallen met mooie plannen. Wel voorziet het bedrijfsplan in flinke verbeteringen op communicatievlak.” Michiel van Rooij licht toe: “De burger moet merken dat het beter gaat met het parkeren in Uden. Burgers moeten bijvoorbeeld bij één loket terecht kunnen in plaats van van het kastje naar de muur gestuurd te worden. Wat helaas in de huidige organisatie wel gebeurt. Bovendien verwachten we met behulp van ICT-mogelijkheden de informatievoorziening flink te verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan het gebruiken van onze nieuwe gemeentesite. Nu kunnen inwoners al wel een aanvraagformulier voor vergunningen downloaden, uitprinten en naar ons toesturen. Nog mooier zou zijn als ze ook direct online een aanvraag kunnen indienen. Daar gaat het in de toekomst wel naartoe.” Hij voegt eraan toe: “Dit is natuurlijk slechts een klein voorbeeld. “ Waar hij nog wel meer over wil zeggen, is een interne verbetering met gebruikmaking van ICT-mogelijkheden die al is ingevoerd. “Werden vergunningsaanvragen tot vorig jaar nog in een eenvoudig Excelbestandje – handmatig – bijgehouden, nu hebben we een mooi systeem waarbij verlengingen geautomatiseerd zijn en we dus nooit meer te laat bij een burger aangeven dat ze een verlengingsaanvraag dienen in te sturen.” Hij vervolgt: “Een andere professionaliseringsstap die al is gezet, is de invoering van een nieuw systeem waarmee alle parkeerautomaten online gevolgd kunnen worden. Heel handig en efficiënt. In het bedrijfsplan is vooral gelet op het gebruik van dergelijke ICT-toepassingen en is gebleken dat we nog lang niet alles eruit halen wat erin zit. Zo zullen extra opleidingen en een gestructureerde aanpak moeten leiden tot meer efficiency en een optimaal gebruik van middelen.”

Voordelen
Het voordeel van het opstellen van een bedrijfsplan is enerzijds dat er binnen de organisatie minder frustraties zijn over wie waarvoor verantwoordelijk is en dat een soepel verloop wordt gegarandeerd van de invoering van nieuwe maatregelen. Anderzijds is het voor burgers prettig te merken dat de gemeente snel inspeelt op hun meldingen of klachten doordat alles goed is georganiseerd. Hiermee zal de klantvriendelijkheid toenemen.

Uniek?
Is Uden nu uniek in haar aanpak? “Welnee,” vindt Michiel van Rooij “wij hadden natuurlijk te kampen met chaos, maar dat komt vooral doordat we iets te klein zijn voor een gedegen aanpak zoals in grote steden als Utrecht of Rotterdam. Gelukkig hebben we ook buiten onze gemeentegrenzen gekeken en de problemen die we ondervinden adequaat aangepakt, gedefinieerd en hebben we er oplossingen voor bedacht. Juist ook door te erkennen dat we te klein zijn voor een grootscheepse aanpak en uitbesteding, maar wel met inschakeling van externe expertise in de vorm van Mobycon. Het is immers beter een ander de spiegel te laten voorhouden, dan uitsluitend aan zelfreflectie te doen. Gelukkig heeft Mobycon de opdracht serieus opgenomen en heeft ze ons als organisatie kritisch onder de loep genomen. Deze reflectie heeft geleid tot een bedrijfsplan waar we ons in de toekomst goed mee kunnen weren.”

Vervolgstappen
In het najaar van 2006 zal het bedrijfsplan worden vastgesteld. “Ik heb goede hoop dat het bestuur het plan aanneemt. Een financiële haalbaarheid maakt er deel vanuit en het nieuwe college heeft zeker oog voor de toekomstige ontwikkelingen binnen de gemeente, zoals het masterplan Uden Centrum West. Dit plan heeft ook veel gevolgen voor het parkeerbeleid, want op twee locaties zal ruimte worden geschapen om te parkeren, winkelen en wonen. Een groei van 650 parkeerplaatsen. Uit de inventarisatie is gekomen dat we dit als gemeente graag zelf in de hand willen houden en dus niet denken aan uitbesteding,” aldus de heer Prinsen. Erg blij is Michiel van Rooij met de constatering in het bedrijfsplan dat een parkeermanager aangesteld zou moeten worden. “De parkeermanager wordt verantwoordelijk voor het parkeerbeheer en parkeermanagement binnen de gemeente. Hij moet ervoor zorgen dat het bedrijfsplan parkeerbeheer en parkeermanagement wordt uitgevoerd en dat het plan up-to-date blijft. Uiteraard zal hij nauw samenwerken met de verantwoordelijke voor het parkeerbeleid. Dankzij deze functie is er duidelijk iemand verantwoordelijk die ook eventuele fouten kan signaleren en oplossen. Als het ware een spin in het web. Dit komt de hele organisatie ten goede en uiteindelijk plukt ook de burger hier de vruchten van.“ Op de vraag wanneer het plan daadwerkelijk ten uitvoer zal worden gebracht, zijn beide heren stellig: “We rekenen op een positieve besluitvoering. In dat geval zal de parkeermanager op 1 januari 2007 aan zijn werk kunnen beginnen. We verwachten dat het komende jaar dus veel verbeteringen met zich zal meebrengen.”

Goed voorbeeld doet goed volgen
Dat de aanpak in Uden niet iedereen ontgaan is, blijkt uit de reactie die Michiel van Rooij vanuit buurgemeente Veghel heeft gekregen. “Wij werken als buurgemeenten al lang samen op het gebied van parkeren. In Veghel is eveneens een parkeerbeleidsplan opgesteld en zij kijken kritisch mee naar wat er bij ons gebeurt. Al is het beleid in Veghel niet zo ingrijpend veranderd als bij ons, toch geven ze aan onze aanpak leerzaam te vinden. Dankzij de bedrijfsmatige benadering voorkomen we kapitaalvernietiging. Met de komst van de mondige burger zeker niet onbelangrijk.” Overigens is hij enthousiast over de kritische burger: “Het houdt je scherp! En dat komt iedereen ten goede.”